Uma contratação pública pode enfrentar problemas antes mesmo da publicação do edital. Muitas vezes, a origem está no Termo de Referência (TR).
Esse documento é uma peça importante do planejamento. Nele, o Município detalha o que pretende contratar e define as condições da futura contratação.
A Lei nº 14.133/2021 estabelece os elementos que devem constar no Termo de Referência. Entre eles estão a definição do objeto, os requisitos da contratação, o modelo de execução e os critérios de medição e pagamento.
Além disso, o Manual de Licitações e Contratos do TCU reforça a importância do TR dentro do planejamento da contratação.
Por isso, revisar esse documento antes de avançar pode evitar dúvidas, retrabalho e atrasos.
A seguir, veja três falhas que merecem atenção.
1. Descrever o objeto de forma genérica ou incompleta
A primeira falha está na definição do que será contratado.
Para quem já conhece a demanda, uma descrição curta pode parecer suficiente. Porém, o fornecedor precisa entender com clareza o que deverá entregar.
Por isso, o Termo de Referência deve apresentar informações que permitam compreender o objeto e suas condições de execução.
O TCU orienta que a definição do objeto considere aspectos como natureza, quantitativos, prazo e possibilidade de prorrogação, quando aplicável.
Confira as orientações do TCU sobre a definição do objeto.
Quando faltam detalhes, diferentes interpretações podem surgir. Como consequência, o Município pode receber propostas que não correspondem à sua real necessidade.
Antes de finalizar o documento, vale conferir se o objeto está claro, se os quantitativos possuem fundamento e se os prazos e condições de execução foram definidos.
Quanto mais clara for a descrição, menor será o espaço para dúvidas nas etapas seguintes.
2. Criar exigências sem justificativa técnica
Detalhar o objeto é necessário. No entanto, criar exigências sem uma justificativa adequada pode restringir a competição.
Uma característica técnica muito específica, por exemplo, precisa estar relacionada à necessidade que motivou a contratação.
Caso contrário, o Município pode criar uma barreira desnecessária para possíveis fornecedores.
A Lei nº 14.133/2021 determina que o processo licitatório deve observar princípios como igualdade, competitividade, planejamento e motivação. Além disso, a legislação veda situações que comprometam ou restrinjam o caráter competitivo da licitação sem fundamento adequado.
Por isso, antes de incluir uma exigência no TR, é importante verificar se ela realmente contribui para o resultado esperado.
A pergunta deve ser simples: essa condição é necessária para atender à demanda do Município?
Se a resposta for positiva, a justificativa precisa aparecer de forma clara no processo.
Esse cuidado também está ligado à prevenção de riscos. A Nexos aborda esse tema em um conteúdo específico sobre como identificar situações que podem comprometer a gestão.
Leia: A importância da Matriz de Risco na Gestão Pública Municipal.
3. Elaborar o TR sem conexão com o planejamento
Outro erro acontece quando o Termo de Referência é elaborado de forma isolada.
O processo precisa seguir uma lógica.
Primeiro, a gestão identifica a necessidade. Depois, avalia as possíveis soluções e estrutura o planejamento. Em seguida, o Termo de Referência detalha a solução que será contratada.
Por isso, documentos como o Estudo Técnico Preliminar (ETP) e o TR precisam estar alinhados.
O próprio TCU apresenta o Termo de Referência como parte da fase de planejamento e destaca sua relação com os estudos que fundamentam a contratação.
Veja as orientações do TCU sobre o Termo de Referência.
Além disso, a IN SEGES/ME nº 81/2022 estabelece regras para a elaboração do TR no âmbito da administração pública federal e também prevê sua observância por Estados e Municípios quando executam recursos da União decorrentes de transferências voluntárias.
Na prática, é importante conferir se o TR responde à necessidade identificada, se os quantitativos estão justificados e se o modelo de execução corresponde ao que foi planejado.
Quando os documentos não conversam entre si, aumentam as chances de ajustes durante o processo.
Um bom Termo de Referência começa antes da licitação
O Termo de Referência não deve ser visto apenas como mais um documento obrigatório.
Ele ajuda a transformar uma necessidade do Município em uma contratação que possa ser compreendida pelo mercado e executada de acordo com o planejamento.
Por isso, antes de avançar, três perguntas ajudam na revisão:
O objeto está claro?
As exigências possuem justificativa?
O TR está alinhado aos demais documentos do planejamento?
Essas verificações ajudam a identificar falhas antes que elas avancem para as próximas etapas.
E essa lógica preventiva não deve ficar restrita ao Termo de Referência. Ela precisa fazer parte da rotina da gestão.
No blog da Nexos, você também pode entender como o uso de uma matriz de risco contribui para antecipar problemas:
Prevenção de Riscos: o papel da Matriz de Risco na gestão sustentável.
Conclusão
Um Termo de Referência bem elaborado fortalece todo o processo de contratação.
Por outro lado, um objeto mal definido, exigências sem justificativa e a falta de conexão com o planejamento podem gerar dúvidas, retrabalho e atrasos.
Por isso, prevenir começa antes do edital.
Com planejamento, revisão e acompanhamento técnico, o Município cria melhores condições para conduzir suas contratações com segurança e de acordo com a legislação.
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