Quando os contratos não são executados de modo eficaz, isso resulta em prejuízos diversos ao município, daí a importância de uma escolha acertada na hora de definir o seu fiscal.
Para orientar essa ação, separamos neste artigo alguns dos principais pontos que regem a escolha de um fiscal de contrato para o município, além da diferença entre esse cargo e o de gestor de contratos. Continue a leitura e saiba mais.
A importância do fiscal de contrato
Inicialmente é importante destacar que os fiscais de contratos devem ser nomeados através de Portaria de designação de função, não havendo necessidade de atribuição para cargo específico para esse fim. A identificação do fiscal também pode ocorrer através de indicação do nome do mesmo nas cláusulas do contrato.
Neste sentido, a Administração Pública na busca pela eficácia e eficiência no acompanhamento e fiscalização dos contratos, deve designar servidores para exercer a função de Gestor e Fiscal, com o perfil adequado para desempenhar suas funções, demonstrando conhecimento, comprometimento e habilidades para obtenção de melhores resultados na condução da execução dos contratos.
Vale ressaltar que muitos contratos não são executados de modo eficaz, fato que resulta em prejuízo ao erário público. Assim, temos como objetivo geral demonstrar que muitas das inexecuções de contratos podem ser evitadas, se o fiscal de contrato cumprir de modo eficiente e eficaz sua função.
Para tanto, faremos a diferenciação entre gestor e fiscal de contratos, buscando clarificar os conceitos, funções e atribuições de cada um destes.
Fundamentação legal dos cargos
Conforme o art. 67 da Lei 8.666/93 e 117 da LEI Nº 14.133, DE 1º DE ABRIL DE 2021 a execução do contrato deverá ser acompanhada e fiscalizada por um representante da Administração especialmente designado, permitida a contratação de terceiros para assisti-lo de informações pertinentes a essa atribuição.
Em atenção ao princípio do interesse público, não pode a Administração esperar o término do contrato para verificar se o objeto fora de fato concluído conforme o programado, uma vez que, no momento do seu recebimento, muitos vícios podem já se encontrar encobertos.
A fim de se evitar qualquer ingerência nas atividades de fiscalização, não deve o fiscal de contratos ser subordinado ao gestor de contratos. Além disso, a bem do princípio da segregação de funções, as atividades de ambos os cargos não devem ser atribuídas a uma mesma pessoa.
Já sobre o gestor, a Lei atribui a ele autoridade para acompanhar sistematicamente o desenvolvimento do contrato, o que lhe possibilita corrigir, no âmbito da sua esfera de ação e no tempo certo, eventuais irregularidades ou distorções existentes.
Gestor de contratos
A gestão é o serviço geral de administração de todos os contratos. Na gestão (Administração de Contratos), cuida-se, por exemplo, do reequilíbrio econômico-financeiro, de incidentes relativos a pagamentos, de questões ligadas à documentação, ao controle dos prazos de vencimento, de prorrogação, etc. É um serviço administrativo propriamente dito, que pode ser exercido por uma pessoa ou um setor.
Normalmente a gestão de contratos vem sendo exercida pelos Secretários ou Coordenadores Administrativo Financeiros das Secretarias, não impedindo a nomeação de uma terceira pessoa para essa função.
Dentre algumas atribuições do gestor de contratos, podemos citar:
a) Planejar a execução do contrato;
b) Estimar despesas decorrentes da execução do contrato, para subsidiar o planejamento de gastos e a execução orçamentária;
c) Organizar o processo de pagamento;
d) Monitorar o realizado em relação ao que estava previsto;
e) Registrar todas as ocorrências da execução;
f) Manter formulários ou fichas de registro de ocorrência;
g) Emitir à contratada, autorização de compra ou ordem de execução de serviços;
h) Organizar e alimentar relatório da execução;
i) Avaliar os resultados;
j) Prestar contas de seu gerenciamento.
Fiscal de contratos
A fiscalização é exercida necessariamente por um representante da Administração, especialmente designado, como preceitua a lei, que cuidará pontualmente de cada contrato. O acompanhamento pontual será sempre do fiscal, com responsabilidade própria e exclusiva.
A escolha do fiscal deve recair sobre pessoa que tenha um conhecimento técnico suficiente do objeto que está sendo fiscalizado, pois falhas na fiscalização podem vir a alcançar o agente público que o nomeou.
Além disso, pelo princípio da segregação de funções, o fiscal não poderá ser o ordenador de despesas, Secretário Municipal, ou Gestor do Contrato.
Atribuições do fiscal de contratos
Agora vamos detalhar as atribuições do fiscal, de acordo com a natureza de cada contrato.
Aquisições de bens
a) Ler atentamente o contrato e/ou edital, assim como os anexos, principalmente quanto:
I – à especificação do objeto;
II – ao prazo de entrega do material.
b) Juntar aos autos toda documentação relativa à fiscalização e ao acompanhamento da execução contratual, arquivando, por cópia, a que se fizer necessária;
c) Analisar as Notas Fiscais, conferindo:
I – se as condições de pagamento do contrato foram obedecidas;
II – se o valor cobrado corresponde exatamente àquilo que foi fornecido;
III – se a Nota Fiscal tem validade e se está corretamente preenchida;
IV – se está acompanhada das certidões negativas de débito;
V – se o material entregue constitui o mesmo material contratado e especificado na Nota Fiscal;
d) Averiguar as entradas das Notas Fiscais junto ao Setor de Almoxarifado;
e) Notificar por escrito o atraso na entrega dos bens, ou o descumprimento de quaisquer cláusulas contratuais, à Procuradoria-Geral do Município para aplicação das sanções cabíveis;
f) Manter contato com o preposto/representante da contratada com vistas a garantir o cumprimento integral do contrato;
Prestações de serviços
a) Ler atentamente o contrato e/ou edital, assim como os anexos, principalmente quanto:
I – à especificação do objeto;
II – ao cronograma dos serviços;
b) Juntar aos autos toda documentação relativa à fiscalização e ao acompanhamento da execução contratual, arquivando, por cópia, a que se fizer necessária;
c) Acompanhar a execução dos serviços, tendo como base os direcionamentos registrados no contrato, exercendo rigoroso controle sobre o cronograma de execução dos serviços;
d) Analisar as Notas Fiscais, conferindo:
I – se as condições de pagamento do contrato foram obedecidas;
II – se o valor cobrado corresponde exatamente aquilo que foi efetuado;
III – se a Nota Fiscal tem a validade e se está corretamente preenchida;
IV – se está acompanhada das certidões negativas de débito;
e) Informar o descumprimento de cláusulas contratuais, mormente quanto ao prazo, com o fim de aplicação das sanções cabíveis; e
f) Manter contato regular com o preposto/representante da contratada, com vista a permitir o fiel cumprimento do contrato.
Execução de obras
Neste ponto é Importante ressaltar que somente profissionais da área, tais como engenheiros e arquitetos com registro profissional, poderão realizar a fiscalização dos contratos de obras, pois somente estes podem avaliar de forma técnica a execução contratual, emitindo a respectiva RRT de fiscalização. Portanto suas atribuições ficam sendo as seguintes:
a) Ler atentamente o contrato e/ou edital, assim como os anexos, principalmente quanto:
I – à especificação do objeto;
II – ao prazo de execução do serviço;
III – ao cronograma físico-financeiro dos serviços a serem realizados.
b) Estabelecer cronograma de visitação ao canteiro de obras com periodicidade entre 15 e 30 dias;
c) Durante a visitação às obras, percorrer todas as instalações, tendo sempre em mãos cópias de todos os projetos, especificações, contrato e bloco de anotações para posterior preenchimento do diário de obras;
d) A cada visita, a equipe de fiscalização deverá observar, além da qualidade dos serviços executados, o contingente de trabalhadores, a disponibilidade de material e equipamentos a sequência correta das etapas, o cumprimento do cronograma e a obediência às orientações anotadas no diário de obras;
e) Juntar aos autos toda documentação relativa à fiscalização e ao acompanhamento da execução contratual, arquivado, por cópia, a que se fizer necessária;
f) Acompanhar a execução dos serviços, tendo como base os direcionamentos registrados no contrato, exercendo rigoroso controle sobre o cronograma físico-financeiro dos serviços a serem realizado;
Atentar para as especificações técnicas constantes nos anexos;
h) Analisar as notas fiscais e medições, conferindo:
I – se as condições de pagamento do contrato foram obedecidas;
II – se o valor cobrado corresponde exatamente à medição dos serviços pactuados;
III – se a Nota Fiscal tem a validade e se está corretamente preenchida; e
IV – se está acompanhada das certidões negativas de débitos;
i) Confirmar as medições;
j) O recebimento dos serviços deverá ser precedido de notificação da empresa contratada para avaliação dos serviços executados e conferência do cumprimento de todas as cláusulas contratuais. A existência de pendência determinará a emissão de Termo de Recebimento Provisório e o estabelecimento de prazo para sua eliminação e posterior emissão de Termo de Recebimento Definitivo para encerramento do contrato e devolução da garantia contratual, quando for o caso;
k) Arquivar cópia do Registro de Responsabilidade Técnica – RRT enviada pela contratada;
l) Arquivar cópia do CNO – Cadastro Nacional de Obras enviada pela contratada;
m) Informar o descumprimento de cláusulas contratuais, mormente quanto ao prazo, a fim de se aplicarem as sanções cabíveis;
n) Manter contato regular com o preposto/representante da contratada, com vistas a permitir o fiel cumprimento do contrato.
Aplicação de penalidades
Os contratos municipais regem-se pelas normas de direito administrativo, que têm como base a indisponibilidade e a supremacia do interesse público sobre o interesse privado.
Nos contratos administrativos, inserem-se as chamadas cláusulas exorbitantes, que conferem à Administração privilégios em face do particular, como a obrigatoriedade de o contratado aceitar acréscimos e supressões no objeto contratado, dentro dos limites traçados no art. 65 da Lei 8.666/1993.
Também é prerrogativa da administração a aplicação de penalidades e a rescisão contratual, sem a necessidade de se recorrer ao Poder Judiciário, o que não dispensa a instauração do devido processo administrativo, com garantia de ampla defesa e contraditório ao contratado.
O art. 78 da Lei 8.666/1993 elenca uma série de causas que dão ensejo à rescisão contratual, tais como: o não cumprimento ou o cumprimento irregular de cláusulas contratuais, especificações, projetos ou prazos; a lentidão do seu cumprimento, levando a Administração a comprovar a impossibilidade da conclusão da obra, do serviço ou do fornecimento nos prazos estipulados; o atraso injustificado no início da obra, serviço ou fornecimento; a paralisação da obra, do serviço ou do fornecimento, sem justa causa e prévia comunicação à Administração; a subcontratação total ou parcial do seu objeto, a associação do contratado com outrem, a cessão ou transferência, total ou parcial, bem como a fusão, cisão ou incorporação, não admitidas no edital e no contrato; o desatendimento das determinações regulares da autoridade designada para acompanhar e fiscalizar a execução, assim como as dos superiores; o cometimento reiterado de faltas na sua execução, anotadas na forma do § 1º do art. 67 da Lei 8.666/1993.
O art. 87 da mesma lei, por sua vez, elenca as sanções que a Administração poderá aplicar à contratada em decorrência da inexecução total ou parcial do contrato: advertência; multa; suspensão temporária de participação em licitação e impedimento de contratar com a Administração, por prazo não superior a dois anos e declaração de inidoneidade para licitar ou contratar com a Administração Pública.
Responsabilização do fiscal de contratos
O fiscal de contratos é formalmente designado para acompanhar a correta execução do contrato. A ele cabe anotar em registro próprio as ocorrências, propondo correções, sugerindo glosas e outras penalidades ou relatar aos seus superiores quanto às medidas a serem tomadas não forem de sua competência.
Os registros do fiscal vão nortear a liquidação das despesas e autorizar o consequente pagamento. Compete a ele o recebimento provisório de obras e serviços, bem como zelar para que não recaia sobre a Administração Pública o dever arcar com débitos trabalhistas e previdenciários, oriundos dos contratos de terceirização de mão de obra.
Verifica-se, pois, que uma atuação deficiente do fiscal de contratos tem potencial para causar dano ao erário, o que atrai para si a responsabilização pela irregularidade praticada.
Assim, diante de uma irregularidade na execução contratual, o fiscal de contratos deve anotá-la e, não sendo de sua competência solucionar a pendência, deve solicitar aos seus superiores as providências cabíveis.
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